Tietosuojaseloste
Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Ystävällinen kaunohiihtoseura ry:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laadittu 07.05.2018.
Muokattu 19.9.2022
1. Rekisterinpitäjä
Ystävällinen kaunohiihtoseura ry
Oulun yliopisto, 90014
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Rekisterin ylläpidosta vastaa seuran sihteeri.
3. Rekisterin nimi
YKHS jäsenrekisteri ja YKHS tapahtumarekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain (503/1989) 11§ vaatima jäsenrekisterin ylläpito. Jäsenrekisteriä käytetään seuran tapahtumien markkinoinnissa ja jäsenten yhteystietojen ylläpitämiseen.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:
- Etu- ja sukunimi
- sähköpostiosoite
- Kotipaikka
- Oppilaitos
- koulutusohjelma
Rekisteriä säilytetään Google Drive palvelussa 15 vuotta jäsenyyden päättymisen jälkeen.
Tapahtumien järjestämisessä käytettäviin rekistereihin kerätään nimi, sähköposti ja tapahtuman järjestämisen kannalta tarpeellinen tieto. Tapahtumiin liittyvät listat poistetaan viimeistään 10 vuotta tapahtuman jälkeen.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan seuraan liittyneiltä jäseniltä Google forms lomakkeen avulla.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta muille tahoille. Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA alueen ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisteri on ainoastaan sähköisessä muodossa Google Drive palvelussa. Rekisterin tietoja pääsee katsomaan vain ystävällisen kaunohiihtoseuran hallitus.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää sähköpostilla rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää sähköpostilla rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).